Space management

In ogni organizzazione di medie e grandi dimensioni la gestione degli spazi ha un ruolo fondamentale. Le decisioni del Facility Manager influenzano in maniera diretta aspetti importanti dell’ambiente lavorativo quali a titolo esemplificativo qualità, efficienza, salute, sicurezza, costi.

Il primo passo per una corretta conduzione di un patrimonio strumentale consiste nel fornire al Facility Manager un quadro esatto sulla reale consistenza degli immobili, sulla loro localizzazione e soprattutto su come e da chi lo sta utilizzando. In tale contesto assume rilevanza l’esigenza di cambiamento dei layout di occupazione degli spazi aziendali per l’ottimizzazione degli utilizzi dei luoghi di lavoro. Il modulo di Gestione Spazi rappresenta il cuore di Infocad.FM. L’applicazione, attraverso funzioni di catalogazione dedicate, permette al tecnico di inserire tutte le planimetrie degli immobili da gestire all’interno del database. Ogni singola planimetria inserita nel sistema renderà immediatamente disponibili tutte le informazioni relative alle superfici (aree nette e lorde).

I dati planimetrici possono essere completati con ulteriori informazioni ritenute necessarie come a titolo esemplificativo e non esaustivo: tipologia e destinazione d’uso, appartenenza a direzioni/unità organizzative, grado di finitura, tipologia di pavimentazione, pittura, controsoffitti, disponibilità ed occupanti. Le informazioni inserite nel database, grazie alla perfetta integrazione con i disegni vettoriali, potranno essere utilizzate per effettuare delle interrogazioni bidirezionali tra dati e planimetrie, creando all’occorrenza tavole tematizzate in base ai parametri prescelti o generando dei report di analisi o di riepilogo. Tutte le informazioni saranno automaticamente disponibili per gli altri utenti in formato web, comprese le basi planimetriche e la documentazione tecnica.

I campi di applicazione più frequenti possono essere definiti nel:

• documentare gli spazi ed il loro impiego;
• documentare l’utilizzo degli spazi da parte delle funzioni aziendali e del personale;
• individuare aree disponibili per allocare nuovo personale;
• ripartire i costi per ciascun centro, generando coefficienti di utilizzo e determinando i costi degli spazi;
• verificare le superfici oggetto di contratti di conduzione/manutenzione o tassazione;
• individuare il mancato rispetto delle normative o degli standard qualitativi aziendali;
• rendere accessibile ad utenti remoti (in ambiente Internet/Intranet) informazioni, disegni e grafici.

Le funzionalità del sistema rendono, inoltre, immediatamente disponibili le seguenti informazioni:

• calcolo delle superfici nette e lorde, con raggruppamenti secondo criteri personalizzabili (edificio, piano, direzione, servizio, destinazione d’uso, centro di costo, ecc.);
• analisi spazi;
• tematizzazione planimetrie, colorate secondo valori singoli o intervalli ed in base a qualsiasi parametro;
• vestizione planimetrie, con creazione di output aventi etichette riportanti valori quali numeri di stanza, superfici, occupanti, numero e tipologia di impianti contenuti, percentuali utilizzo, tipologia locali, destinazioni d’uso, centri costo ecc.;
• funzione Quick Report, con esportazione dei dati visualizzati su fogli di calcolo.