Trasporti di materiali e persone

L’informatizzazione dei processi legati alla gestione dei trasporti di materiali e persone sta diventando un aspetto di strategica importanza in molti settori perché può contribuire in modo decisivo a ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre i tempi di attesa dei servizi e pianificare in modo più preciso le attività.

Per supportare una grande realtà ospedaliera italiana nella riorganizzazione dei trasporti interni alla struttura (oltre 1.400 posti letto e 95.000 ricoveri annui), Infocad.FM ha arricchito la sua piattaforma software di facility management con un modulo che permette di gestire in maniera centralizzata e informatizzata le richieste di trasporto di materiali e pazienti da parte dei vari reparti.

La comunicazione tra centrale operativa e personale addetto al trasporto avviene in tempo reale grazie all’App istallata sugli smartphone dati in dotazione agli ausiliari.

Il modulo si integra con le funzioni già utilizzate dall’Ospedale per la gestione dell’anagrafica tecnica e delle attività manutentive.

Case history


Per mostrare il progetto all'azione abbiamo realizzato questo breve video. Ringraziamo per la disponibilità il personale del Policlinico Universitario Agostino Gemelli.

Change Management Organizzativo


L’organizzazione centralizzata dei trasporti permette di distinguere il personale ausiliario che rimane in reparto per le normali mansioni di pulizia, dal personale che viene invece riassegnato alla gestione della C.U.T. e utilizzato a chiamata da tutti i reparti.

L’obiettivo è quello di eseguire i trasporti accentrando le risorse e digitalizzando completamente i processi. La gestione delle richieste viene affidata alla C.U.T. che può in qualsiasi momento modificarne le priorità, le destinazioni o annullare la richiesta per cessata esigenza e inserire nuovi trasporti urgenti o d’emergenza. Numerosi i benefici ottenuti fin dai primi mesi di esercizio:

  • ricezione di tutte le richieste di trasporto in tempo utile per la pianificazione giornaliera
  • tracciamento puntualmente dello stato di avanzamento dei singoli trasporti
  • eliminazione dei "colli di bottiglia" che possono ritardare l'attività dei reparti di degenza
  • riduzione dei tempi di attesa dei pazienti per l’accesso ai servizi, grazie ad una pianificazione più accurata dei trasporti
  • attivazione di un circolo virtuoso che consente di migliorare l'efficienza dei processi dell'ospedale
  • report dettagliati che consentono di monitorare e valutare l’attività e i carichi di lavoro
  • bilanciamento del carico di lavoro per ciascun dipendente
  • migliore gestione della complessità logistica del servizio di trasporto
  • anagrafica spaziale «certa» derivante dall’integrazione con il sistema di Facility Management

In questo tipo di contesti, Infocad.FM si configura come il Sistema Informativo Tecnico della struttura ospedaliera, che affianca e completa quello sanitario ed amministrativo.

Il processo operativo


Le caposala o i responsabili dei servizi ospedalieri inviano le richieste alla C.U.T. (Centrale Unica Trasporti) tramite portale web (intranet).

L’operazione è resa ancora più immediata grazie alla scansione del codice nosografico che permette di inserire a sistema, in modo automatico, i dati del paziente da trasportare.

La C.U.T. valuta i carichi di lavoro degli ausiliari ed assegna la richiesta di trasporto.

L’ausiliario riceve sullo smartphone la richiesta in qualsiasi punto della struttura ospedaliera (con notifica sonora).

Una volta consegnato il materiale e/o il paziente a destinazione, l’ausiliario comunica l’avvenuto trasporto tramite l’App.

Alla Centrale risulta che l’ausiliario ha effettuato la consegna e che è immediatamente disponibile per un nuovo trasporto.

La C.U.T. conosce, inoltre, la posizione dell’ausiliario all’interno della struttura, così da riassegnare una successiva richiesta ottimizzando gli spostamenti del personale.

Integrazione con altri sistemi aziendali: es. i turni


La Centrale ha la visibilità e la gestione dei turni del personale ausiliario assegnato, attraverso un apposito modulo denominato Agenda Lavori (Organizer). Le informazioni relative ai turni, alle presenze e alle assenze del personale, sono acquisite attraverso una procedura di upload dal Sistema HR.

Hai domande? Basta chiedere!

Il nostro team di esperti è a disposizione per offrirti una consulenza gratuita sulla piattaforma Infocad.FM, per spiegarti a fondo le sue funzionalità e come possono contribuire al successo della tua impresa. Ogni azienda è diversa. Se vuoi sapere cosa è meglio per te, parla con noi.

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