Infocad.FM è accessibile via web agli utenti in base al ruolo che è loro assegnato. Le azioni ammesse dipendono dal ruolo dell’utente e dallo stato della richiesta.

Il sistema è dotato di un servizio di invio automatico di notifiche ai vari stakeholder. È possibile decidere per ogni passaggio di stato, quali tipo di messaggio (quali contenuti) devono essere inviati e a quali utenti (ruoli). Ad esempio un responsabile aziendale potrebbe essere interessato a ricevere una notifica quando è disponibile un nuovo preventivo da approvare, ma non a ricevere una email per ogni richiesta di guasto in manutenzione ordinaria. Al contrario un Building Manager potrebbe voler ricevere tutte le segnalazioni ma solo di alcuni impianti. La matrice delle comunicazioni verrà decisa insieme al Cliente in fase inziale e potrà essere modificata e messa a punto nel tempo.

E' anche possibile inviare agli utenti delle email contenenti un link diretto alla pagina del modulo Request Center in cui l’utente è chiamato a compiere una scelta, come dare la conferma che l’intervento chiuso dal tecnico sia stato risolutivo o meno, oppure per indicare il suo grado di soddisfazione.