La responsabilità comprende varie aree relative al patrimonio immobiliare, quali l'area strategica, di analisi e controllo e gestionale-operativa, ai servizi tecnici, accessori, generali, e molto altro.

Il ruolo del Facility Manager diviene quindi sempre più complesso e le azioni cui è chiamato a fronteggiare quotidianamente impongono l'utilizzo di vari strumenti, in base alla complessità delle realtà da gestire.

In primis la conoscenza del proprio patrimonio immobiliare o infrastrutturale è la premessa indispensabile per poter gestire e manutenere in modo efficace ed efficiente le risorse disponibili. E' quindi fondamentale che tutte le informazioni siano consultabili facilmente e in modo visuale. La possibilità di visualizzare su cartografia la posizione delle strutture aiuta ad avere il quadro di insieme ed è di supporto nella pianificazione degli interventi e nell’assegnazione delle squadre. Fondamentale è anche la visualizzazione planimetrica, che permette al Facility Manager di visualizzare e interrogare gli asset, presenti nelle planimetrie CAD o BIM, e consultare e filtrare i vani tramite appositi tematismi. Infine una visualizzazione alfanumerica consente di eseguire delle analisi di impatto (what if). Selezionando, ad esempio, tutte le prese elettriche associate ad un quadro elettrico, sarà possibile avere un’idea visiva di quali ambienti avranno un'interruzione del servizio nel caso in cui la manutenzione di quel quadro comportasse l’interruzione dell’alimentazione.

Allo stesso modo è importante per il Facility Manager la conoscenza dei consumi energetici degli edifici gestiti, per l'ottimizzazione dei consumi ed in ottica di impatto ambientale. Sono necessarie pertanto dashboard che permettano analisi comparative tra più edifici, confrontando i consumi in base a Key Performance Indicators o parametri oggettivi (consumo per metro quadro, consumo per metro cubo, consumo per addetto o per posto letto, etc.).

Gestire un patrimonio immobiliare, inoltre, significa avere un quadro esatto sulla reale consistenza degli spazi e tenere sotto controllo tutto quello che riguarda la sicurezza e la documentazione degli edifici. L'utilizzo di un tool di pianificazione e indagine per effettuare approfondimenti, ricerche e valutazioni che possano fornire un chiaro quadro conoscitivo del costruito, diviene quindi fondamentale per il building management.

La gestione manutentiva rimane un aspetto fondamentale per chi gestisce immobili, quindi uno strumento di gestione dei processi di manutenzione preventiva/ciclica ed un sistema di ticketing per segnalazioni di guasto rimane un elemento cardine imprescindibile. Questo tool dovrà garantire di descrivere in modo dettagliato il contenuto e le “regole” dei processi manutentivi in essere, pianificare le attività e mostrare un puntuale riscontro degli interventi, possibilmente in modalità cartacea e paperless, rispettando le esigenze della controparte. Inoltre lo stesso dovrà consentire la compilazione di un ticket in modo semplice ed esaustivo e la configurazione di workflow con un sistema di alert, che permetta di gestire al meglio l'andamento della richiesta. Il tutto corredato da reportistica utile al Facility Manager per il controllo dell'operato delle società di servizi, interne o esterne.

Altro importante tassello per una corretta gestione del patrimonio immobiliare è l'utilizzo di un Building Management System, che permette controllo continuo del funzionamento degli impianti tecnologici, con la finalità di garantire i massimi livelli di affidabilità e operatività: dall’illuminazione ai parametri ambientali, dagli ascensori ai sistemi di security fino ai sistemi di comunicazione. Diviene quindi necessaria l'integrazione con un sistema di Facility Management per racchiudere i benefici di tale tecnologia ai fini manutentivi e gestionali.

Ovviamente tali tool devono necessariamente avere una caratteristica fondamentale: la portabilità. Un sistema web-based e con interfaccia mobile è una prerogativa fondamentale, per avere il controllo delle informazioni necessarie sempre in qualsiasi luogo.

Infocad.FM è la risposta a tutte queste esigenze: una piattaforma all-in-one capace di soddisfare le necessità del Facility Manager, garantendo il pieno controllo del patrimonio gestito.

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