Chi aveva una gestione interamente digitalizzata del proprio patrimonio ha avuto meno difficoltà a rispondere alle criticità derivanti dalla pandemia: calcolo della capacità ricettiva mantenendo le disposizioni relative al distanziamento sociale - persone per stanza, distanza tra le postazioni, metri quadrati a persona, presenza in sede o in smart working, etc. -,  redazione di possibili piani di rientro in funzione di differenti percentuali di smart working, definizione dei percorsi sicuri, predisposizione di sanificazioni e manutenzioni straordinarie, installazioni di presidi sanitari, etc.

Ora che è stata superata la fase iniziale della crisi, appare evidente che la situazione odierna sia solo il punto di partenza di un cambiamento oramai inarrestabile, non solo ambientale e sanitario, ma anche e soprattutto culturale e psicologico. Lo smart working come modalità di lavoro complementare al lavoro in presenza, i meeting tenuti a distanza rispetto ai viaggi in aereo o in treno, l’uso di webinar e webconference come strumento di comunicazione aziendale, l’insofferenza per i lavoratori nel percorrere lunghi tragitti in auto per recarsi nei posti di lavoro dove poi operare in remoto, una diversa sensibilità degli utenti per i luoghi “affollati”, sono infatti una nuova normalità con cui tutti siamo chiamati a confrontarci. Una gestione degli edifici incentrata solo sulla manutenzione o la valorizzazione patrimoniale appare un concetto riduttivo e anacronistico e lo stesso Facility Management ha dovuto rivedere la propria metodologia, adattandosi a concepire il luogo di lavoro in un’ottica di digital workplace. Ad oggi si parla sempre di più di IFS (Integrated Facility Services) proprio ad indicare questa radicale trasformazione di tali servizi nella "nuova normalità ibrida".

IL MERCATO DEL FACILITY MANAGEMENT

Il cambio delle abitudini lavorative, peraltro ancora in evoluzione, ha ridotto la presenza del personale all'interno degli uffici riducendo la domanda di spazi lavorativi tradizionali e richiedendo spesso anche una riprogettazione degli stessi. Anche il mercato immobiliare privato sta cambiando, con il deprezzamento dei tagli più piccoli a favore delle unità immobiliari con più locali, con terrazzi o giardini. Lo “studio” che una volta era presente solo in alcune case, oggi diviene uno spazio primario, usato per lo smart working come per la didattica a distanza. Il datore di lavoro si trova a fronteggiare nuove situazioni: ad esempio le attività di pulizia devono essere pensate in un’ottica di sanificazione e sicurezza per i lavoratori, mentre il servizio di mensa rischia di divenire insostenibile sotto un certo numero di presenze. Al contempo è necessario ideare nuove modalità di coinvolgimento del personale che altrimenti rischia di sentirsi alienato all’interno della sua stessa azienda, venendo meno tutti i momenti extra produttivi di scambio. Secondo una ricerca condotta dall'AIDP (Associazione Italiana Direttori del Personale) circa il 68% delle imprese intervistate ha dichiarato che prolungherà lo smart working anche dopo la scadenza dello stato di emergenza per il COVID-19. In questo scenario il Facility Management, sommando attività tradizionali e nuovi servizi, continuerà il suo incremento di valore, procedendo a livello mondiale dai 40,41 miliardi di dollari del 2019 ad un valore più che doppio (sono stimati 81,49 miliardi di dollari) entro il 2025.

DAL CMMS AL IWMS, COSA CAMBIA

L'attuale pandemia ha semplicemente portato avanti in modo più repentino processi già in essere da tempo: la digitalizzazione delle aziende, come il digital twin applicato agli immobili, è un concetto che nell'ultimo periodo, ha visto un'accelerazione notevole. Il BIM, l'IoT, il BMS, sono metodologie sempre più richieste o presenti nelle realtà aziendali. A queste vanno aggiunti strumenti con cui gestire le nuove esigenze, quali ad esempio un sistema di booking delle postazioni di lavoro, la gestione costante dei consumi energetici in funzione dell’effettivo utilizzo degli edifici, strumenti di space management evoluti che consentano di razionalizzare e, di conseguenza, ridurre gli spazi. La strategia aziendale evolverà pertanto da una visione edificio/ufficio centrica ad una employee-centric, con un'attenzione maggiore ai servizi in self service, alle dinamiche interpersonali ed ai luoghi di contatto. Un sistema informatico orientato prevalentemente al controllo dei KPI e degli SLA delle manutenzioni (Computerized Maintenance Management System) o un BMS per il telecontrollo degli impianti, sono concetti riduttivi, che andrebbero evoluti verso strumenti che permettano un controllo integrato di tutto l'ecosistema aziendale (Integrated Workplace Management System). Anche l’interoperabilità di un IWMS con i sistemi aziendali esistenti- HR, SAP, ERP, etc. – è uno degli elementi oramai irrinunciabile per la costruzione di sistema informativo immobiliare efficiente.

FACILITY MANAGEMENT E SICUREZZA

Altro aspetto di crescente importanza riguarda la sicurezza dei dati. Oltre ai classici sistemi di protezione fisica dei luoghi di lavoro, quali controllo accessi, videosorveglianza, allarmi, etc. è necessario aumentare anche l’attenzione sugli aspetti di cyber security dei nuovi strumenti, utilizzati sempre più spesso da remoto o direttamente come servizi in cloud. Le planimetrie degli edifici, i documenti, gli schemi degli impianti, la disposizione del personale, i contratti di lavoro, come anche le password possono essere soggette a furti allo stesso modo degli asset fisici. Un attacco di tipo ransomware ad esempio rischia di paralizzare l’intera azienda nonché di esporla al rischio di subire una richiesta di riscatto. Non ultimo un data breach non correttamente gestito comporta responsabilità penali (GDPR) e non ultimo un importante danno reputazionale. È di fondamentale importanza disporre quindi di piattaforme che consentano la condivisione delle informazioni con semplicità ma anche in completa sicurezza, nel rispetto possibilmente degli standard ISO 9001 e 27001.

FACILITY MANAGEMENT E AZIENDE NEL NEW NORMAL

In questo New Normal, un Facility Manager dotato di digital know-how, diviene sempre più smart, essendo in grado sia di rispondere in modo più rapido ed efficace alle emergenze, sia di affiancare il management al fine di pianificare strategie che siano win-win, ovvero che portino all’ottimizzazione dei costi, reinvestendo il risparmio (almeno in parte) in sicurezza, comfort e welfare aziendale.