CASO STUDIO
La Fondazione Policlinico Agostino Gemelli gestisce oltre 170.000 trasporti di pazienti all'anno con Infocad.FM
La sfida
All’interno delle strutture ospedaliere un aspetto di strategica importanza è costituito dalla gestione dei trasporti di materiali e pazienti tra i vari reparti. L’informatizzazione dei processi legati alla gestione dei trasporti di materiali e persone sta diventando un aspetto di strategica importanza in molti settori perché può contribuire in modo decisivo a ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre i tempi di attesa dei servizi e pianificare in modo più preciso le attività.
Per supportare il secondo più grande ospedale di Italia, il Policlinico Universitario Agostino Gemelli, nella riorganizzazione dei trasporti interni alla struttura (oltre 1.600 posti letto e 95.000 ricoveri annui), abbiamo arricchito la nostra piattaforma Infocad.FM con un modulo che permette di gestire in maniera centralizzata e informatizzata le richieste di trasporto di materiali e pazienti da parte dei vari reparti.
La comunicazione tra centrale operativa e personale addetto al trasporto avviene in tempo reale grazie all’app istallata sugli smartphone dati in dotazione agli ausiliari. Il modulo si integra con le funzioni già utilizzate dall’ospedale per la gestione dell’anagrafica tecnica e delle attività manutentive.
L’uso innovativo della piattaforma Infocad.FM, già utilizzata dall’ospedale per la gestione degli spazi (anagrafiche, codici e destinazioni d'uso dei locali, distribuzione dei reparti), per la gestione dei servizi di manutenzione e per il controllo della compliance documentale, ha permesso di creare un sistema informativo di gestione della CUT in grado di localizzare i processi tramite un'anagrafica certa (costantemente aggiornata dall'ufficio tecnico) e di gestire il servizio in tempo reale. In questo tipo di contesti, Infocad.FM si configura come il Sistema Informativo Tecnico della struttura ospedaliera, che affianca e completa quello sanitario ed amministrativo.
L’esperienza ha vinto il “Premio Innovazione Digitale in Sanità 2019” - Categoria “Supporto ai Processi di Gestione del Paziente”, indetto dall’Osservatorio del Politecnico di Milano.
“La soluzione C.U.T. (Centrale Unica Trasporti, ndr.) di Infocad.FM rappresenta un valore aggiunto notevole nella componente logistica e di facility nell’area infermieristica del Policlinico Gemelli.”
Il processo operativo
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Le caposala o i responsabili dei servizi ospedalieri inviano le richieste alla C.U.T. (Centrale Unica Trasporti) tramite portale web (intranet).
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L’operazione è resa ancora più immediata grazie alla scansione del codice nosografico che permette di inserire a sistema, in modo automatico, i dati del paziente da trasportare.
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La C.U.T. valuta i carichi di lavoro degli ausiliari ed assegna la richiesta di trasporto.
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L’ausiliario riceve sullo smartphone la richiesta in qualsiasi punto della struttura ospedaliera (con notifica sonora).
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Una volta consegnato il materiale e/o il paziente a destinazione, l’ausiliario comunica l’avvenuto trasporto tramite l’app.
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Alla centrale risulta che l’ausiliario ha effettuato la consegna e che è immediatamente disponibile per un nuovo trasporto.
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La C.U.T. conosce, inoltre, la posizione dell’ausiliario all’interno della struttura, così da riassegnare una successiva richiesta ottimizzando gli spostamenti del personale.
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I numeri del caso
+ 45
reparti gestiti
+ 763.000
metri quadri gestiti
+ 1.071.000
trasporti gestiti
dall'avvio del progetto (2015)
+ 130
ausiliari ospedalieri coinvolti
Change Management Organizzativo: i benefici della C.U.T.
Ricezione di tutte le richieste di trasporto in tempo utile per la pianificazione giornaliera
Tracciamento puntuale dello stato di avanzamento dei singoli trasporti
Eliminazione dei colli di bottiglia che possono ritardare l'attività dei reparti di degenza
Riduzione dei tempi di attesa dei pazienti per l’accesso ai servizi, grazie ad una pianificazione più accurata dei trasporti
Attivazione di un circolo virtuoso che consente di migliorare l'efficienza dei processi dell'ospedale
Report dettagliati che consentono di monitorare e valutare l’attività e i carichi di lavoro
Bilanciamento del carico di lavoro per ciascun dipendente
Migliore gestione della complessità logistica del servizio di trasporto
Anagrafica spaziale certa derivante dall’integrazione con il sistema di Facility Management
Scopri di più nel video che abbiamo realizzato
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