Documenti e certificati
Gestire un patrimonio immobiliare significa avere un quadro esatto sulla reale consistenza degli spazi e tenere sotto controllo tutto quello che riguarda la sicurezza e la documentazione degli edifici. Riconoscendo l’importanza di questi aspetti, Infocad.FM rappresenta un valido aiuto nel catalogare e archiviare tutti i documenti relativi a manuali d’uso, manutenzione e procedure operative che consentono al facility manager di avere sempre informazioni disponibili e mantenere in continuo aggiornamento il "fascicolo del fabbricato".
Non si tratta quindi di un semplice archivio di documenti, ma di uno strumento di pianificazione e indagine per effettuare approfondimenti, ricerche e valutazioni che possano fornire un chiaro quadro conoscitivo del costruito.
E’ possibile ricostruire il fascicolo documentale di ogni oggetto legato al patrimonio immobiliare ed impiantistico integrando tutti gli incartamenti composti da certificazioni, dichiarazioni di conformità, manuali d'uso e manutenzione, schede tecniche, certificati di taratura, ed averli così a disposizione in un ambiente condiviso di lavoro. Tutto questo può essere consultato in modo interattivo via web, offrendo l’opportunità di monitorare le scadenze documentali e ricevere delle notifiche in prossimità del termine di rinnovo. Infocad.fm struttura il fascicolo del fabbricato per tenere sotto controllo i documenti “obbligatori” e verificare la completezza degli archivi documentali in modo semplice ed intuitivo.
Gestione documenti
Il Modulo permette di definire diversi tipi di documenti associabili ai vari livelli di patrimonio, dal complesso immobiliare all’impianto fino al singolo asset, e consente di profilare diritti differenziati per gli utenti aziendali in termini di visualizzazione e aggiornamento dei documenti (ad esempio: su base geografica o per tipologia).
I documenti sono catalogati secondo l’anagrafica spaziale (struttura del patrimonio immobiliare) e sono sempre disponibili potenti filtri di ricerca.
Per ogni documento è indicato lo stato, in modo visuale ed intuitivo: i documenti in corso di validità sono contrassegnati dal colore verde e i documenti scaduti dal rosso.
Tutte le operazioni di gestione avvengono via WEB: configurazione dell’albero di classificazione, caricamento dei documenti, creazione di nuove revisioni (che rendono “obsolete” le versioni precedenti, comunque consultabili), esecuzione di ricerche secondo diversi criteri, esportazione dei documenti presenti, ecc.
Il caricamento può avvenire per singolo documento oppure in modo massivo, tramite fogli Excel precompilati.
Gestione scadenze
Per i documenti con validità limitata nel tempo (certificati), Infocad.FM consente di definire i responsabili del rinnovo e di gestire il relativo processo. Il sistema controlla in modo continuo i documenti la cui validità è prossima alla scadenza ed attiva automaticamente la procedura di nuova certificazione tramite avvisi sull’interfaccia applicativa e l’invio di e-mail agli addetti abilitati. L’operazione avviene con un anticipo, rispetto alla scadenza, personalizzabile e rapportato alla durata tipica del processo di rinnovo per la specifica tipologia di documento.
Gestione fascicoli e verifica della compliance documentale
L’applicazione consente di definire fascicoli personalizzati di documenti richiesti (da regole aziendali interne, da normativa di legge, …) e di verificare per ogni singolo elemento del patrimonio i documenti effettivamente presenti sul sistema, evidenziando quelli mancanti e lo stato di quelli presenti (scaduti, in scadenza). Questi fascicoli possono avere diverse finalità: accertare la presenza di tutti i certificati richiesti dalla normativa vigente per un determinato argomento (ad es. relativi alla sicurezza, all’antincendio o ambientali); controllare la presenza di tutti i documenti propedeutici alla vendita; riscontrare lo stato dei documenti richiesti da un sistema di qualità, ecc.
Reportistica
Il sistema rende disponibile un set di report che permette, ad esempio, di verificare l’associazione tra fascicoli ed immobili, la presenza di documenti/certificati per le singole strutture del patrimonio, ecc. Lo strumento costituisce il "cruscotto manageriale" che permette di individuare con immediatezza eventuali situazioni di criticità dovute ad inadeguata copertura della documentazione prescritta, relativamente alle singole entità del patrimonio ed ai diversi fascicoli e categorie documentali.
Le regole ai responsabili, il caricamento (semplice) agli addetti!
Il modulo consente di gestire le attività di caricamento dei documenti indipendentemente da quelle di monitoraggio e controllo rese possibili dai fascicoli: l’inserimento, quindi, può avvenire a cura di personale non specialistico, in quanto il sistema guida gli utenti sui profili di classificazione stabiliti.
I Responsabili definiscono i contenuti dei vari fascicoli in base alla conoscenza del proprio patrimonio, delle attività svolte nelle diverse sedi e delle normative applicabili. Non necessariamente tutti i fascicoli di controllo si applicano a tutti gli edifici; se, ad esempio, si creasse un fascicolo indicante i documenti necessari per la vendita, lo si applicherebbe probabilmente ai soli beni da dismettere, tralasciando quelli strumentali.
Check compliance documentale
Una volta associati i fascicoli alle entità da controllare, è possibile attivare la funzione di check, che confronta la situazione attesa - specificata nel fascicolo - con quella effettiva, mettendo in evidenza i documenti assenti, di prossima scadenza, ecc.
Un esempio può essere la Verifica della situazione documentale rispetto ad un fascicolo di vendita per uno specifico immobile: i Certificati presenti a sistema ma scaduti saranno evidenziati da un flag rosso, quelli assenti di media criticità saranno indicati da un triangolo giallo e per quelli presenti ed in regola comparirà un flag di colore verde
