Il modulo consente di gestire le attività di caricamento dei documenti indipendentemente da quelle di monitoraggio e controllo rese possibili dai fascicoli: l’inserimento, quindi, può avvenire a cura di personale non specialistico, in quanto il sistema guida gli utenti sui profili di classificazione stabiliti.

I Responsabili definiscono i contenuti dei vari fascicoli in base alla conoscenza del proprio patrimonio, delle attività svolte nelle diverse sedi e delle normative applicabili. Non necessariamente tutti i fascicoli di controllo si applicano a tutti gli edifici; se, ad esempio, si creasse un fascicolo indicante i documenti necessari per la vendita, lo si applicherebbe probabilmente ai soli beni da dismettere, tralasciando quelli strumentali.

Una volta associati i fascicoli alle entità da controllare, è possibile attivare la funzione di check, che confronta la situazione attesa - specificata nel fascicolo - con quella effettiva, mettendo in evidenza i documenti assenti, di prossima scadenza, ecc.

Un esempio può essere la Verifica della situazione documentale rispetto ad un fascicolo di vendita per uno specifico immobile: i Certificati presenti a sistema ma scaduti saranno evidenziati da un flag rosso, quelli assenti di media criticità saranno indicati da un triangolo giallo e per quelli presenti ed in regola comparirà un flag di colore verde